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Projektmanagement

Der oder die Stadtplaner(in) bearbeitet ständig Aufgaben unterschiedlicher Komplexität und Dauer. Während die Stellungnahme zu einem Bauvorhaben oftmals in weniger als einer Stunde erledigt ist, dauern Bebauungspläne oder Ortsentwicklungskonzepte oft mehrere Jahre. Außerdem sind viele unterschiedliche Facetten zu betrachten (Bausubstanz, Verkehr, Umwelt usw.) und viele Beteiligte einzubinden (andere Ämter und Behörden, BürgerInnen usw.).
Während man kleinere Aufgaben wie die Prüfung eines gemendlichen Vorkaufsrechts am besten umgehend bearbeitet, erfordern größere Projekte eine gewisse Struktur und Steuerung, auch Projektmanagement genannt.
Projektmanagement kann unterschiedlich komplex angegangen werden. Teilweise werden in Unternehmen und anderen Organisationen dazu unzählige Tabellen, Formulare und Berichte erstellt. Das vermutlich simpelste Projektmanagment hingegen ist die To-Do-Liste. Während sich bei einem umfassenden Projektmanagement die Frage stellt, inwieweit der Aufwand noch in einem vernünftigen Verhältnis zum Nutzen steht, ist eine auf einen Zettel geschriebene oder in ein digitales Dokument eingegebene To-Do-Liste kurzfristig zwar ein durchaus hilfreiches Instrument, als Instrument für eine professionelle Projektarbeit kaum zu gebrauchen.
Auf der Suche nach einem idealen Projektmanagementwerkzeug sollte man sich an der Einfachheit einer To-Do-Liste und der Leistungsfähigkeit eines umfassenden Projektmanagementsystems orientieren. Denn wenn ein (Hilfs-)Instrument zu komplex ist, wird es von dem/der Nutzer(in) auf Dauer nicht angewendet; ist es zu simpel, kann es seinen Zweck nicht erfüllen. Es muss außerdem - ähnliche dem Armaturenbrett beim Autofahren - immer präsent sein. Wenn zu Beginn Zeitpläne erstellt werden, die nicht mehr angeschaut werden oder im Nachhinein Berichte geschrieben werden, ist nichts gewonnen.
Ein unter den oben aufgeführten Gesichtspunkten vielversprechendes System soll an dieser Stelle vorgestellt werden.
Grundlage bilden mehrere nebeneinander angeordnete Felder, die die einzelnen Schritte des Arbeitsprozesses darstellen. In der einfachsten Form sieht das also folgendermaßen aus:
Zu tunIn ArbeitFertig
Aufgabe 5
Aufgabe 6
Aufgabe 3
Aufgabe 4
Aufgabe 1
Aufgabe 2
Jede Aufgabe durchläuft dabei von links nach rechts alle Spalten. Diese Basisvariante dürfte in der Praxis zwar schnell an Grenzen stoßen, ist aber zum Einstieg durchaus hilf- und lehrreich. Das Gute an diesem System ist seine Anpassbarkeit. Ohne Probleme lassen sich im laufenden Betrieb weitere Spalten hinzufügen.
Das könnte dann so aussehen:
IdeenZu tunIn ArbeitIn PrüfungFertig
Aufgabe 9
Aufgabe 10
Aufgabe 7
Aufgabe 8
Aufgabe 5
Aufgabe 6
Aufgabe 3
Aufgabe 4
Aufgabe 1
Aufgabe 2
Wenn  die Arbeit aus mehr oder weniger genau definierten Prozessschritten besteht, liegt es nahe diese als Spalten darzustellen. Im Bereich der Stadtplanung wäre z.B. das Bebauungsplanverfahren ein derartig (vom Gesetzgeber) genau definierter Prozess.
In der Praxis kann dieses System auf unterschiedliche Weise umgesetzt werden:
- die "Tabelle" könnte beispielsweise auf einer Pappe dargestellt werden, die einzelnen Aufgaben auf selbsthaftenden Notizzetteln
- oder als Metalltafel (z.B. Whiteboard) mit beschriftbaren Magneten
Im Prinzip handelt es sich um eine erweiterte To-Do-Liste, die jedoch untergliedert wird in Arbeitsschritte, in der priorisiert wird und die nicht ständig von Grund auf neu erstellt werden muss. Es ist weiterhin sehr leicht ersichtlich, auf welchem Stand sich ein bestimmtes Projekt/eine bestimmte Aufgabe befindet.
Einfach mal ausprobieren!
Viel Erfolg!